Ce que couvre la constitution du dossier
Avant chaque nouvelle entrée en location meublée intermédiaire, le dossier du candidat locataire est constitué et vérifié : pièces justificatives, cohérence des revenus déclarés, garanties proposées. C'est cette étape qui protège le propriétaire d'un impayé évitable dès le départ.
La liste des pièces qu'on peut demander est fixée par décret : identité, domicile, situation professionnelle et ressources, pour le candidat comme pour sa caution. Réclamer un document hors de cette liste expose le bailleur à une amende pouvant aller jusqu'à 3 000 €, ou 15 000 € pour une personne morale.
En LMD, où la rotation est plus fréquente qu'en location longue durée classique, ce travail se répète à chaque nouvelle entrée — c'est pour cette raison qu'il fait l'objet d'un frais spécifique par bail, plutôt que d'être dilué dans la commission de gestion mensuelle.
État des lieux d'entrée : le même soin, à chaque fois
Un état des lieux d'entrée réalisé et documenté avec rigueur (rapport photographié) est ce qui permettra, à la sortie, de distinguer l'usure normale d'un dégât réel — dans l'intérêt du propriétaire comme du locataire.
Ce n'est pas une formalité : c'est la pièce qui évite les litiges les plus fréquents en fin de bail. En bail meublé, elle sécurise la restitution du dépôt de garantie, limité à deux mois de loyer hors charges. En bail mobilité, le dépôt de garantie est interdit : l'état des lieux sert alors de preuve en cas de dégradations. Le locataire dispose de dix jours pour demander à le compléter.
Un coût maîtrisé, pas une surprise
Ce frais de dossier est fixé par bail et connu à l'avance. Il figure dans le mandat de gestion, aux côtés de la commission de gestion courante, et il est réglé par le propriétaire. Il ne se rejoue pas en cours de bail, seulement à chaque nouvelle entrée.
Côté locataire, la loi encadre ce qu'un professionnel peut lui facturer. Seules la visite, la constitution du dossier, la rédaction du bail et l'état des lieux d'entrée peuvent être partagées, sans que sa part dépasse celle du propriétaire. En 2026, cette part est plafonnée à 10,09 € TTC par m² à Villefranche-sur-Saône (zone tendue) et à 8,07 € à Mâcon, plus 3,03 € par m² pour l'état des lieux. Ces plafonds valent pour le bail meublé comme pour le bail mobilité, pas pour la location courte durée à des voyageurs.
Un propriétaire qui comprend ce que couvre chaque ligne de sa gestion locative garde la main sur ses revenus réels, sans mauvaise surprise au moment du rapport mensuel.
Questions fréquentes
Le locataire peut-il payer des frais de dossier ?+
Oui, mais seulement dans le cadre fixé par la loi : visite, constitution du dossier et rédaction du bail, plus l'état des lieux d'entrée. Sa part ne peut dépasser ni celle du propriétaire, ni un plafond au m². Pour un 30 m² à Villefranche-sur-Saône, cela fait en 2026 au maximum 302,70 € pour le dossier, la visite et le bail, et 90,90 € pour l'état des lieux.
Ces règles s'appliquent-elles en courte durée ?+
Non. Elles découlent de la loi du 6 juillet 1989, qui vise la résidence principale du locataire et le bail mobilité. En location saisonnière confiée à un professionnel, d'autres règles jouent : pour les réservations faites depuis le 1er mars 2026, les sommes versées à la réservation ne peuvent ni dépasser 25 % du loyer total, ni être demandées plus de douze mois avant la remise des clés.
Quels documents peut-on demander au candidat locataire ?+
Uniquement ceux de la liste fixée par le décret n° 2015-1437 : justificatifs d'identité, de domicile, de situation professionnelle et de ressources. La même liste encadre ce qu'on demande à la caution. Exiger d'autres pièces expose à une amende pouvant aller jusqu'à 3 000 € (15 000 € pour une personne morale).
Sources : legifrance.gouv.fr (loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, articles 5, 22-2, 25-3, 25-12 et 25-17 ; décret n° 2014-890 du 1er août 2014 et arrêtés des 17 juillet et 13 novembre 2025 ; décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 ; décret n° 2025-1267 du 22 décembre 2025 ; décret n° 72-678 du 20 juillet 1972, article 68), service-public.gouv.fr (frais d'agence, état des lieux d'entrée, dépôt de garantie, justificatifs du candidat locataire), consultés le 13 octobre 2026.